O Que é Conciliação de Cartão

O Que é Conciliação de Cartão

O dinheiro em forma de papel se torna, a cada dia, mais obsoleto. O cartão de crédito é utilizado pelo menos uma vez, todos os meses, por 95% da população, de acordo com o Datafolha. Isso fez com que o varejo se adaptasse, adotando cada vez mais opções de cartões. Mas como ter controle do que se tem para receber ou se essas redes estão cobrando as taxas devidamente, com as milhares de transações ocorridas por dia?

Um lojista que aceita cartão tem muitos dados a conferir. Taxas cobradas por transação, compras confirmadas, aluguel de maquininha, cancelamentos, entre muitos números, que apesar de não passarem das casas decimais, podem quebrar uma loja em pouco tempo. Por isso, é necessário realizar o controle diário, já que as chances de alguns desses dados estarem divergentes são bem grandes.

Fazer essa conferência de dados de forma manual, sem a ajuda de um sistema, exige mão de obra e gastos maiores, já que o volume de dados a serem processados é sempre muito alto. Além disso, essa forma está mais aberta a erros e toma muito mais tempo para ser feita. O sistema de conciliação de cartão veio como solução para otimizar o tempo do lojista e evitar com que ele perca dinheiro entre o que é cobrado e recebido pelas operadoras de cartão de forma rápida, simples e prática. Confira nosso guia e entenda mais o porque a conciliação de cartão pode ser a solução para o seu negócio e o que é necessário para fazê-la!

O Que é Conciliação de Cartão

Conciliação de cartão é como é chamada a verificação da situação de todas as compras efetuadas em cartão de crédito e débito. Nessa verificação, é analisado, principalmente, se as compras foram aprovadas pelas administradoras dentro do tempo acordado com as operadoras de cartão. A conciliação de cartão ainda tem a função de:

  • Conferir se os valores repassados pela operadora do cartão estão corretos;
  • Verificar se as taxas administrativas são as mesmas negociadas previamente;
  • Checar se o aluguel do POS (Point of Sale – ponto de venda) está sendo descontado no valor e na frequência corretos;
  • Identificar quantos cancelamentos de venda ocorrem por dia, e como eles ocorrem;
  • Apontar em quantos cancelamentos de vendas o vendedor terá direito ao ressarcimento;
  • Identificar o surgimento de chargebacks (compras invalidadas);
  • Controlar as antecipações de recebíveis;
  • Mostrar quanto o lojista tem a receber futuramente pelas vendas atuais – fundamental para gestão de fluxo de caixa.

O processo de conciliação de cartão envolve três entidades: a loja, a operadora/administradora do cartão e o banco onde os valores são depositados.

Por que é Importante

Muitos são os benefícios oferecidos pela conciliação de cartão. Confira alguns abaixo:

Controle financeiro dos recebíveis

Fazer o cruzamento das vendas realizadas com os extratos das operadoras dá ao lojista uma visualização exata daquilo que ele faturou, recebeu, cancelamentos e antecipações. Ainda é possível acompanhar, com precisão, as taxas cobradas pelas operadoras.Tendo assim, uma visão clara e total de tudo que entra e sai do caixa.

Centralização de informações

Não será mais preciso a recorrer a diferentes fontes para consolidar dados. Com um sistema de conciliação de cartões, é possível reunir informações de vendas — vendas realizadas, previsão de recebimento e recebimentos ocorridos — de todos os estabelecimentos que tiver, de diferentes operadoras de cartão e de qualquer período em um mesmo lugar.

Dessa forma, o lojista pode ter uma visualização sistemática de toda a rotina financeira do negócio, com informações classificadas de forma clara e descomplicada em um único ambiente.

Diminuição de erros e aumento de produtividade

Uma vez que o foco é gestão de dados recolhidos e não execução, a equipe pode aproveitar o tempo para analisar de uma forma mais otimizada as informações recebidas. O uso de um sistema que aponte as possíveis diferenças entre os valores vendidos e os valores a receber significa uma enorme economia de tempo e esforço, refletindo na produtividade do time e na diminuição de possibilidades de erro nos valores auferidos.

Conferência de taxas e serviços

Quando se fecha um contrato com uma operadora, é acordado uma taxa a ser paga por todas as vendas que serão realizadas. Essa taxa, muitas vezes, não é conferida ao longo do tempo pelo lojista. Porém, uma das principais funções da conciliação de cartão é exatamente mostrar se essa taxa está sendo cobrada de acordo com o combinado, evitando cobranças indevidas por parte das operadoras de cartão.

Controle de chargeback

O chargeback acontece quando um titular do cartão não reconhece a origem da compra. Ou seja, a venda não é creditada porque a compra foi invalidada. No caso do valor já ter sido creditado, ele é estornado imediatamente pela operadora do cartão.

Esse controle é de extrema importância para diminuir os riscos de perda e minimizar os problemas nas vendas realizadas com cartão de crédito.

Antecipação planejada

A antecipação dos recebíveis é uma prática comum. Porém, sem um contexto, o lojista pode não saber ao certo o quanto realmente deve receber. O sistema de conciliação de cartão também auxilia nesse controle.

O Que é Preciso para ser Feito a Conciliação de Cartão

Três relatórios são fundamentais para o funcionamento do sistema de conciliação de cartão.

1. Relatório de vendas da empresa

Esse relatório é o registro de todas as vendas realizadas pela loja durante um determinado período. Ele pode ser gerado através de diversos tipos de sistemas, como ERP de uma empresa, Vendas de Frente de Caixa ou e-commerce ou dos registros e planilhas manuais feitos pelo próprio comerciante.

Indiferente de como ele tenha sido gerado, esse relatório precisa conter os dados sobre toda transação com cartão realizada pelo negócio, como:

  • O tipo de pagamento (crédito ou débito);
  • O Número de Autorização da Transação (NSU);
  • O valor da transação;
  • A data da venda.

Esses são os dados que o sistema de conciliação de cartão cruzará com os dados dos Extratos de Venda e Pagamento das operadoras.

Planilha de conciliação de cartão gratuita

2. Extrato de vendas e pagamentos da operadora

Esse relatório é fornecido pela operadora do cartão é o documento que informa todas as transações de vendas ocorridas no dia anterior. O Extrato de Pagamento da operadora contém o registro detalhado dos pagamentos efetuados naquela data, referente às transações parceladas, débito ou crédito à vista.

Esse extrato também permite filtrar as informações por datas e a visualizar o saldo de lançamentos futuros. Essas informações são disponibilizadas na internet, pelas operadoras. Mas para visualizá-las, é necessário acessar cada operadora de forma separada.

Uma dica de como obter de forma fácil todos os extratos detalhados de Vendas e de Pagamentos, é solicitar às operadoras de cartão a disponibilização dos extratos EDI (Electronic Data Interchange, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados) por meio de uma rede de dados contratada. Esse processo garante a segurança das informações contidas nos extratos e permite uma conciliação muito mais completa e detalhada.

3. Extrato bancário

Com o extrato bancário é possível conferir com precisão se todos os créditos informados detalhadamente pelas operadoras no momento do seu pagamento foram creditados na conta bancária.

O ideal é que o sistema de conciliação de cartão seja utilizado todos os dias. Dessa forma, você terá maior controle sobre o que está sendo cobrado e recebido na sua loja, evitando gastos desnecessários, cobranças indevidas por parte das operadoras e oferecendo tempo para você cuidar do que mais importa para o seu negócio: o seu cliente.

Para te ajudar nessa missão de não perder mais dinheiro com cobranças indevidas e dar mais atenção ao seu cliente é que criamos uma planilha de conciliação de cartão. Nossa ferramenta irá otimizar seu tempo e simplificar a tarefa de deixar todas as suas finanças, referente aos cartões, em dia. E o melhor: você pode baixá-la gratuitamente. Acesse:

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